Utiliser les idées de vos collaborateurs est un excellent moyen de faire évoluer votre société et d’être plus créatif que vos concurrents. Mais aujourd’hui, beaucoup de freins limitent la prise d’initiative en entreprise. Alors, que faut-il mettre en place pour l’encourager ? Existe-t-il des solutions efficaces pour contrer tous ces freins ? Vous verrez qu’avec quelques astuces et outils, vous pouvez facilement instaurer un climat favorable au développement des meilleures idées de vos salariés.
La prise d’initiative : élément clé de la performance
Les initiatives sont source de performance. D’après une étude menée en 2017 par le cabinet Oresys, plus les collaborateurs d’une entreprise ont la possibilité de prendre des initiatives, et plus leur société est performante. Elle révèle également que plus de 9 cadres sur 10 ont des idées pour faire progresser leur organisation, et qu’ils seraient tout à fait motivés pour les mettre en place.
Au-delà des chiffres, la prise d’initiative permet aux acteurs qui se trouvent le plus proches du terrain, à savoir les salariés, de proposer des innovations concrètes pour améliorer le quotidien des équipes ou pour développer des aspects commerciaux d’un produit par exemple. Tout le monde y est gagnant : tout d’abord, le salarié qui se sent valorisé, puisqu’on le laisse aller au bout de ses idées. Puis le manager, qui peut compter sur des effectifs motivés, et enfin l’entreprise, car elle gagne en agilité, en esprit d’équipe et en performance.
Il n’est pourtant pas si simple, aujourd’hui, de prendre des initiatives au travail. Un certain nombre de facteurs dissuadent la majorité des collaborateurs. Les voici en détail.
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Les freins à la prise d’initiative
Les freins à la prise d’initiative sont nombreux. Nous avons choisi de mettre en avant les 3 principaux, qui reviennent fréquemment lorsque l’on s’intéresse de près à cette question.
La hiérarchie verticale
Les entreprises dans lesquelles les décisions sont prises de manière unilatérale par les dirigeants ne permettent pas aux collaborateurs d’exprimer leurs idées. Bien souvent, l’autonomie y est très réduite, les tâches à réaliser sont très précises et il n’y a pas de place pour les initiatives individuelles. Il y a également peu de confiance accordée par les managers.
Dans ce type d’organisation hiérarchique, les processus sont généralement très normalisés depuis des années, sans remise en question. La moindre décision doit être validée par plusieurs représentants (N+1 puis N+2 par exemple). Proposer un changement, même minime, est donc synonyme de procédé long et fastidieux… ce qui est très décourageant.
Le manque de temps
Prendre des initiatives demande un minimum de temps, aussi bien pour la phase de réflexion que pour celle de la concrétisation.
Il arrive encore souvent que les salariés aient des charges de travail trop importantes pour pouvoir accorder suffisamment de temps à d’autres tâches. N’étant pas forcément habitués à mettre en place des projets eux-mêmes, ils peuvent également ne pas se sentir suffisamment compétents ou légitimes pour aller au bout.
Le manque d’argent
Enfin, la plupart des initiatives ou des projets nécessitent une participation financière, plus ou moins importante. Certaines entreprises n’y voient que des coûts, alors qu’il s’agit en réalité d’investissement.
Les initiatives de la part des salariés peuvent concerner des domaines très variés : bien-être, cohésion, amélioration des conditions de travail, etc. Ils peuvent offrir des bénéfices aux collaborateurs, à une association, ou avoir un intérêt économique direct pour l’entreprise. Le fait d’allouer un budget à des projets proposés par les salariés ne représente donc pas une perte d’argent : cela a des conséquences positives à court, moyen ou long terme pour l’organisation.
Les étapes pour la favoriser la prise d’initiative
Vous connaissez désormais l’intérêt de la prise d’initiative en entreprise et ce qui la freine le plus souvent. Nous vous proposons à présent quelques conseils pour encourager durablement vos collaborateurs à aller au bout de leurs idées.
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1 - Instaurer un climat de confiance pour vos salariés
La tolérance et la bienveillance sont indispensables si vous souhaitez que les salariés osent proposer leurs idées. L’ambiance générale doit donc être sereine et sans jugement.
La façon dont les managers communiquent avec leurs équipes est importante pour instaurer une relation de confiance au sein de l’entreprise. Ils doivent offrir de l’autonomie, mettre en place des collaborations entre les salariés, et être transparents avec eux. Les idées proposées peuvent tout à fait ne pas être acceptées, mais chaque refus doit s’accompagner d’explications, afin que chacun puisse en comprendre les motifs.
2 - Mettre en place un management participatif
Il s’agit d’un processus de prise de décisions et de résolution de problèmes qui implique totalement les salariés d’une entreprise. Cela favorise le dialogue, pousse tous les membres des équipes à s’investir et développe leur autonomie.
Tout naturellement, dans les organisations qui pratiquent ce type de management, qu’on appelle également bottom-up, l’engagement est plus fort et les prises d’initiatives plus nombreuses. En impliquant l’ensemble des salariés dans les problématiques de l’entreprise, on développe automatiquement leur créativité.
3 - Accompagner et coacher
Il n’est pas toujours évident de mettre en place un projet de A à Z lorsqu’on ne l’a jamais fait auparavant. Cette peur de ne pas être à la hauteur est légitime, c’est pourquoi il est important d’accompagner vos équipes dans la réalisation de leurs idées.
Qu’il s’agisse d’un cadre de l’entreprise ou d’un coach extérieur, il est essentiel d’apporter du soutien à vos salariés, surtout au début, pour qu’ils osent se lancer. Cela peut prendre un peu de temps, mais développe chez eux de nouvelles compétences qui seront transférables dans leurs missions quotidiennes.
4 - S’aider d’un outil favorisant la prise d’initiative en entreprise
Enfin, si toutes ces étapes vous paraissent difficiles à mettre en place, sachez qu’il existe des outils très puissants pour favoriser la prise d’initiative au sein de vos équipes. Teamstarter est l’un d’entre eux. Cette plateforme de budget participatif permet aux salariés de s’engager auprès des projets qui leur tiennent à cœur en allouant une somme mensuelle (offerte par l’entreprise) aux idées de leur choix. Elle répond aux freins qui limitent habituellement la mise en place de nouveaux projets dans les organisations :
- La hiérarchie. Chaque salarié, peu importe son rôle, est libre de suggérer une idée et de la soumettre à ses collègues. Elle n’a pas besoin d’être validée par son supérieur.
- Le temps. Très facile d’utilisation, il ne faut que quelques minutes pour prendre en main la plateforme, proposer vos idées ou allouer votre budget à celles que vous préférez. Pour mettre en place votre projet, une équipe dédiée de coach vous aide et vous soutient. Vous ne perdez donc pas de temps.
- Le budget. L’entreprise choisit le montant qu’elle souhaite donner à chaque salarié tous les mois.
Favoriser la prise d’initiatives au travail est bénéfique à la fois pour votre organisation et pour vos collaborateurs. En les impliquant et en développant leur créativité, ils s’engagent davantage et deviennent naturellement plus performants. De nombreux freins restreignent encore les initiatives au sein des entreprises : la hiérarchie, le manque de temps et d’argent, la limitation de l’autonomie, etc. En instaurant un climat de confiance à l’intérieur de vos équipes et en mettant en place certains outils, vous pouvez influer positivement sur la prise d’initiatives. Ainsi, vous profiterez pleinement des meilleures idées de vos salariés.
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