Au quotidien comme au travail, le fait de réaliser plusieurs tâches à la fois fait partie de notre mode de vie : écouter de la musique en faisant de l’exercice, préparer le repas en surveillant les devoirs des enfants, préparer le repas en téléphonant…
Être multitâche induirait plusieurs enjeux en entreprise : flexibilité, travail accompli plus rapidement, gain de temps… mais ces idées reçues ne sont pas concrètes, et au contraire, ce sont plutôt des effets néfastes comme la baisse de productivité, le surmenage ou encore l’augmentation du stress qui prendraient le dessus.
Le concept de multitasking impacterait de façon considérable le bien-être au travail et les performances des collaborateurs. Il faut donc l’utiliser efficacement et avec les bonnes méthodes pour en profiter pleinement, et garantir des résultats optimaux, sans impacter la santé physique et mentale des employés.
Dans cet article, nous vous aidons à comprendre et savoir mettre en place des stratégies efficaces de multitasking en entreprise, en tirant les avantages et les inconvénients de ce concept.
Qu’est-ce que le multitasking ? Définition
Le multitasking est le fait d’engager simultanément plusieurs missions. “Multi” induit la pluralité et “task” n’est autre que la traduction anglaise de “tâche”.
Plusieurs facteurs expliquent la création du multitasking :
- La nature humaine : la curiosité, l’envie d’apprendre, de contrer l’ennuie et de stimuler son cerveau ;
- L’hyperconnexion : téléphone, internet, réseaux sociaux… les sollicitations sont multiples et fréquentes ;
- Le monde du travail : pour pallier les exigences en termes de productivité et de rentabilité.
Être multitâche est une capacité qui peut être utilisée dans la sphère privée et/ou le domaine professionnel. Dans le contexte du travail, elle est perçue comme efficace et ultra-productive. Par exemple, le multitasking au travail peut se représenter lorsqu’un collaborateur répond à des mails pendant une réunion, ou rédige un rapport en répondant au téléphone. C’est une qualité généralement appréciée par les recruteurs qui y voient un moyen d’avancer et de réaliser les objectifs plus rapidement. Néanmoins, il est important d’utiliser le multitasking de façon stratégique afin de diminuer les effets néfastes qu’il peut causer : fatigue du cerveau, stress, détérioration des rapports humains…
En résumé, être multitâche, c'est bien, mais il faut savoir utiliser cette capacité de manière saine et organisée pour rester efficace et productif, ainsi que pour maintenir de bonnes conditions de travail.
Le cerveau et le multitasking
De plus en plus de situations nous montrent que le cerveau serait capable de faire plusieurs choses à la fois. Mais au niveau neurologique, tout n’est pas si simple.
D’après une étude de l’équipe Américaine de l’Annals of Emergency Medicine, le multitasking s'explique par la réalisation de deux tâches simultanément, traitées en même temps par le cerveau.
Alors, est-ce que le cerveau peut faire deux choses à la fois ? C’est la question que se sont posés deux neurologues français du Laboratoire de neuroscience Cognitives de l’Institut National de la santé et de la Recherche Médicale (INSERM), Etienne Koechlin et Sylvain Charron.
Ils ont effectué une analyse du cerveau de plusieurs personnes en mode multitâches, grâce à l’imagerie médicale. D’après les résultats, plusieurs zones du cerveau s’activent en même temps, mais le cerveau ne traite qu’une tâche à la fois. Ce sont les transmissions ultra-rapides de la zone préfrontale (avant du cerveau) qui permettent de coordonner et de planifier les différentes informations en 0,1 seconde, et qui nous font croire que ces traitements ont lieu en même temps. Ils nous donnent l’illusion de faire plusieurs choses à la fois.
Conclusion et diagnostics de l’expérience : le cerveau n’est pas capable de réaliser plusieurs tâches de manière simultanée. Les seuls cas où ce phénomène intervient, c’est lorsque plusieurs fonctions cérébrales différentes sont sollicitées : par exemple, le fait de marcher (exécution automatique et inconsciente) et de parler en même temps. Là, le cerveau utilise deux capacités bien distinctes : la motricité et le langage. En revanche, au bureau, lorsque vous écoutez une réunion en tapant un mail sur votre ordinateur, votre attention est automatiquement focalisée sur l’écriture, car votre cerveau est incapable de trier les informations entendues et de les dissocier avec le texte que vous écrivez.
L’impression de réaliser des missions en multitâches est plutôt expliquée par la compétence d’attention qui est développée, et le fait de passer d’une tâche à une autre de façon rapide et automatique, sans temps d’adaptation.
Les avantages du multitasking en entreprise
Le multitasking en entreprise est considéré comme une pratique possédant de nombreux bénéfices, comme une meilleure efficacité, une augmentation de la productivité des employés ou encore des performances plus poussées. Mais attention, tous ces avantages dépendent de la façon dont le multitasking est utilisé !
Il est conseillé d’éviter le multitâche à outrance pour garder les capacités de chacun et éviter le côté contre-productif. Pour cela, il suffit d’organiser les journées, et de privilégier la répartition des tâches.
Pourquoi répartir les tâches ? La distribution des tâches est une stratégie de gestion qui favorise le travail d’équipe, l’entente et améliore la productivité de chacun dans un objectif commun. C’est une pratique qui possède plusieurs avantages considérables pour l’entreprise comme pour ses collaborateurs :
- Meilleure organisation
- Répartition de la charge de travail
- Visibilité des tâches accomplies et à venir
- Responsabiliser les équipes et favoriser le taux d’engagement
- Eviter les retards
- Augmenter la qualité du travail
- Réduire le stress des collaborateurs
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Les inconvénients du multitasking
En réalité, le multitasking serait contre-productif pour les entreprises. Les résultats sont moins prometteurs qu’il n’y paraît. Il ne faut pas oublier que le cerveau est dans l’incapacité de faire plusieurs choses à la fois, c’est un mythe qui se développe de plus en plus avec l’utilisation des nouvelles technologies, nos quotidiens biens remplis et nos vies à 1000 à l’heure. Cette pratique est plutôt considérée comme une surcharge informationnelle ou “infobésité”, qui a un impact négatif direct sur le bien-être, la productivité et la qualité du travail accompli.
Le fait de diluer l’attention dans plusieurs tâches détériore la qualité du rendu et la motivation de l’individu à donner le meilleur de lui-même. La capacité de concentration est minimisée, ce qui peut avoir des risques :
- Plus d’erreurs, travail moins soigné : l’information retranscrite est moins analysée, le risque d'incohérence est donc multiplié.
- Perte de capacités intellectuelles : faire trop de choses à la fois affecte les capacités mentales durablement.
- Illusion de gain de temps : c’est en réalité une perte de temps considérable, car le cerveau doit sans cesse se reconcentrer sur une tâche à réaliser.
- Détérioration des relations sociales : en étant occupé dans une autre tâche, vous pouvez couper les liens avec les autres (répondre au téléphone pendant une conversation, ne pas écouter avec attention l’animateur d’une réunion…) et cela peut avoir un impact négatif dans les relations professionnelles.
- Stress plus important : le fait de devoir réaliser plusieurs tâches à la fois augmente la charge de travail, et donc les situations de stress sont décuplées.
- Fatigue : penser et réaliser plusieurs choses en même temps augmente la fatigue et la surcharge mentale.
D’après l’Association Américaine de Psychologie, le multitâche ferait perdre 40% de productivité aux entreprises, soit 16h par semaine. C’est un coût non négligeable à prendre en compte.
Stratégies pour un multitasking efficace
Comme nous l’avons vu précédemment, le multitasking peut être néfaste pour les entreprises comme pour leurs collaborateurs, mais certaines techniques permettent de mettre en place un multitasking “intelligent”. Il consiste à rester concentré sur une mission, à prendre en compte le bien-être de chacun et à être organisé pour garantir une meilleure rentabilité.
Comment gérer plusieurs tâches à la fois ?
- Organiser le temps de travail : créer des programmes de tâches réalisables à accomplir, segmenter le temps de travail au fil de la journée (par exemple, dédier 1h le matin pour la consultation des mails, s’imposer une pause déjeuner à la même heure chaque jour…), déterminer des objectifs à atteindre et se fixer des dates limites.
- Limiter les sources de distraction : éteindre ou éloigner son téléphone, s’isoler… pour favoriser la concentration et éviter d’être dérangé. Cela permet d’être plus efficace, et de se consacrer à 100% sur la réalisation d’une tâche.
- Mettre en place un système de récompense : s’autoriser des pauses, une activité sportive ou créative, une collation, une séance de méditation… Des moments agréables en récompense d’un travail efficace et bien fait. Cela facilite la tranquillité d’esprit, la satisfaction et la sérénité.
Comment faire du multitasking? Il existe des outils et des techniques pour adopter le multitasks intelligent :
- Utiliser des logiciels en ligne (tableaux de répartition de tâches, applications, plateformes…) et des agendas : ils permettent d’organiser la charge de travail, de réaliser des To-Do list, de classer les tâches par ordre de priorité…
- Créer un espace de travail calme, sans désordre ni encombrement, supprimer au maximum les interruptions qui pourraient perturber le flux de travail et la cohésion entre les équipes.
- Privilégier la qualité plutôt que la quantité : prévoir assez de temps pour chaque tâche pour un temps de travail optimisé.
- S’organiser en fonction de ses préférences : l’organisation du travail est propre à chacun. Vous pouvez définir les meilleures circonstances de travail en fonction de vos habitudes : en musique ou dans le silence, seul ou en espace de coworking, le matin ou en soirée…
Conclusion
Le concept de multitasking est à utiliser à bon escient pour être performant et offrir de bons résultats. Il est important d’éviter la surcharge de travail, et de ne pas surproduire à outrance au risque de diminuer les performances et la productivité d’une entreprise.
Les points à retenir sur le multitasking :
- Être multitâche, impliquerait de réaliser plusieurs choses à la fois
- C’est un concept qui peut être néfaste pour les entreprises et leurs collaborateurs
- Mettre en place un multitasking intelligent peut favoriser le bien-être des employés et obtenir de meilleures performances
- Privilégier la répartition des tâches pour améliorer la cohésion et pousser à travailler en équipe
L’intérêt de cet article est de vous faire comprendre que le multitasking n’est pas forcément la meilleure option pour motiver vos équipes. Le cerveau humain n’est pas multitâche. Il n’est pas fait pour réaliser plusieurs missions à la fois. Il bascule simplement d’une tâche à une autre en un rien de temps. Et cela peut avoir des conséquences néfastes sur la qualité du travail, mais aussi sur le mental des collaborateurs. Au travail, ce type de pratique peut amener à des situations difficiles à vivre, comme le surmenage, voire un burnout, en s’attaquant à la santé mentale.
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