La transmission des compétences et l’intégration des nouveaux employés représentent deux grands défis pour les entreprises. Une des méthodes couramment utilisées est le « shadowing ». Dans cet article, nous allons vous livrer tous les secrets de cette pratique, en mettant en lumière ses avantages et ses limites. Nous vous donnerons également quelques conseils bien utiles pour le mettre en place efficacement au sein de votre organisation.
Qu’est-ce que le shadowing en entreprise ?
Définition
Le shadowing en entreprise, ou job shadowing, est un processus d’apprentissage qui permet à un apprenant (souvent un nouvel employé) de suivre et d’observer un collègue (un mentor) au cours de ses activités professionnelles quotidiennes. La durée de l’apprentissage peut varier entre quelques heures et quelques semaines, en fonction de la complexité du poste et des compétences de l’apprenant.
Le terme « shadowing » est dérivé du verbe anglais « to shadow », signifiant « ombre », en référence au fait qu'une personne suit un mentor comme son ombre tout au long du processus. En français, le terme « jumelage » est parfois employé.
Le fonctionnement du job shadowing
Concrètement, lorsqu’un mentor est désigné pour un apprenant, le job shadowing peut débuter. En général, le nouvel arrivant passe plusieurs heures à observer les tâches de son mentor, dans le but d’apprendre toutes les facettes de son métier.
Le mentor peut ensuite décider d’inclure des temps de formation, de discussion, de questions/réponses, afin de partager l’ensemble de ses connaissances avec son apprenant. Ces temps d’échange favorisent une compréhension plus approfondie des compétences requises pour le poste, ainsi que l'ampleur des responsabilités que cela implique au sein de l'entreprise.
Il est important de noter que le job shadowing ne se limite pas à la diffusion de connaissances et de compétences techniques, mais englobe également la transmission des valeurs de l'entreprise.
Job shadowing : des avantages significatifs pour les organisations
Beaucoup d’entreprises choisissent de mettre en place le job shadowing. Voici ses principaux bénéfices.
Une transmission efficace des compétences
Le fait de pouvoir transmettre en direct des connaissances permet à l’apprenant de monter en compétences de manière accélérée. C’est donc une manière efficace de former un nouvel arrivant. En pratiquant sous la supervision d’un mentor expérimenté, celui-ci peut prendre ses marques rapidement sur un poste qu’il ne connaît pas.
Une intégration facilitée pour les nouveaux employés
Le job shadowing est également une très bonne manière pour un salarié de s’acclimater à sa nouvelle entreprise. Cela facilite sa compréhension de la culture et des valeurs de l’organisation. Cela permet aussi de créer plus facilement des liens avec ses nouveaux collègues, puisqu’il est introduit au fur et à mesure auprès de toutes les personnes avec qui il sera amené à échanger.
Une meilleure rétention des connaissances
Enfin, ce type d’expérience est souvent très mémorable pour les employés. Ils sont plus susceptibles de retenir des informations essentielles qu’au cours d’une formation purement théorique. C’est donc une méthode très efficace pour l’acquisition de nouveaux enseignements.
Les limites du shadowing en entreprise
Si le job shadowing a de nombreux bénéfices pour les organisations et les salariés, il faut bien être conscient de toutes ses limites.
Il ne convient pas à tous les types de poste
Ce processus d’apprentissage peut être très efficace sur certains types de postes ou de tâches, notamment lorsqu’ils impliquent des compétences techniques très spécifiques.
Cependant, dans certains métiers, le shadowing n’est pas adapté. C’est par exemple le cas des professions dépendant d’une grande créativité ou des métiers qui requièrent des connaissances préalables trop complexes. Dans les secteurs touchés par une évolution trop rapide, comme les technologies de pointe, cela n’est pas toujours efficace non plus, car ces domaines nécessitent une formation continue et une mise à jour constante des connaissances. Cela peut rarement être remplacé par le job shadowing.
Le manque d’envie des salariés à être mentor
Même si certains employés ont envie de partager leurs connaissances avec un nouvel arrivant, beaucoup ne souhaitent pas être suivis toute la journée. Le fait de devoir expliquer chacune de ses tâches peut être chronophage et mettre en péril les objectifs individuels liés à leur métier.
Il est donc essentiel de structurer le processus en libérant de l’espace dans l'agenda du mentor. Cela lui permettra de prendre le temps de bien accueillir l'apprenant et de lui expliquer en détail ses tâches quotidiennes.
Les difficultés de coordination des agendas
Il n’est pas toujours évident de synchroniser les emplois du temps des nouveaux arrivants et ceux des mentors. Les jours de congé, les déplacements et surtout le télétravail sont des freins à la mise en place efficace du job shadowing.
Moins de remises en question des processus mis en place
Un nouveau salarié peut permettre d’avoir un regard neuf sur un poste et de proposer des processus différents pour réaliser certaines tâches plus efficacement.
Avec le shadowing, les nouveaux venus sont directement confrontés aux procédures existantes. Cela peut rendre bien plus difficile la proposition de méthodes alternatives, potentiellement plus efficaces. Cela laisse moins de place aux possibilités de changements et de nouveautés.
Conseils pour mettre en place un job shadowing efficace dans son entreprise
Si vous souhaitez mettre en place le shadowing au sein de votre entreprise, voici quelques conseils :
- Définissez des objectifs clairs. Cela permet de mieux diriger le processus de formation et d’évaluer son efficacité.
- Bien choisir les mentors. Ils doivent être volontaires, aimer transmettre leurs connaissances et être bienveillants.
- Établir un plan de formation structuré. Il doit notamment comporter la durée prévue pour le shadowing, les différentes étapes à suivre et les ressources requises.
- Encourager l’interaction et la rétroaction. Le mentor et l’apprenant doivent pouvoir communiquer efficacement pour répondre aux questions, résoudre les problèmes et donner des retours constructifs.
Le shadowing en entreprise est un outil puissant de transmission des compétences et des connaissances. Il permet une approche pratique pour que chaque nouvel arrivant puisse apprendre auprès de collègues expérimentés. Il offre aussi une meilleure intégration et favorise la rétention des connaissances au sein de l’organisation. Mis en place correctement, il peut devenir un atout précieux dans la transmission des savoir-faire et de la culture de l’entreprise. Cependant, il est important d’avoir conscience qu’il ne s’agit pas d’une solution universelle, car elle ne répond pas toujours à tous les besoins de formation en entreprise. Prenez donc le temps d’établir un plan de formation et de choisir vos mentors avant de vous lancer dans la mise en place du job shadowing au sein de vos équipes.
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