Alors que le travail hybride commençait à largement se développer au sein des entreprises, la crise du COVID-19 a accéléré la démocratisation de cette forme d’organisation innovante. Désormais, de plus en plus de sociétés ont recours au « flex office », des bureaux partagés par les collaborateurs en fonction de leurs jours de présence. Nous allons définir pour vous les notions de travail hybride et de flex office. Nous verrons ensuite ce qu’implique la mise en place d’un tel système d’organisation pour les salariés et pour les entreprises. Vous découvrirez que certains outils permettent de limiter les aspects négatifs de cette pratique, de plus en plus répandue.
Quelques définitions
Commençons par définir les deux notions dont il est question ici : le travail hybride et le flex office.
Le travail hybride
Le travail hybride est une forme d’organisation du travail dans laquelle l’employé partage son temps entre les locaux de son entreprise, son lieu de vie, et tout autre endroit dans lequel il peut travailler (espace de coworking, bibliothèque, etc.). Le travail hybride peut également, mais pas nécessairement, impliquer des modulations horaires en fonction des besoins des salariés ou de l’entreprise.
Une « équipe hybride » désigne souvent un groupe d’employés qui ne partagent pas le même rythme de présence au travail. Elle peut inclure des salariés qui sont en présentiel 100 % du temps, certains qui ne sont qu’en télétravail, et d’autres qui divisent leur temps entre les deux.
Le flex office
Le flex office est une forme d’organisation de l’espace de travail dans laquelle les bureaux ne sont pas attitrés à une personne. Ainsi, chaque jour, les salariés présents peuvent choisir un endroit où travailler, en fonction de leurs besoins : open space, salle de réunion, espace dédié à l’équipe, etc.
La pratique du flex office en entreprise nécessite une certaine organisation, puisqu’elle implique que chaque personne présente puisse avoir un espace de travail. Pour les salariés, il est indispensable d’avoir du matériel facilement amovible (notamment des ordinateurs portables), et surtout, de n’avoir aucun effet personnel sur leur bureau.
Le flex office est parfois appelé « flex desk » ou « desksharing ».
Les avantages et les risques
Si le flex office séduit désormais tant d’entreprises, c’est que les avantages de cette nouvelle organisation sont nombreux, à la fois pour les sociétés et pour les salariés. Il est tout de même important de souligner les risques inhérents à cette pratique, surtout lorsqu’elle n’est pas suffisamment encadrée.
Un véritable enjeu pour les entreprises
Les gains potentiels sont importants pour les sociétés qui choisissent de mettre en place le flex office. En effet, le fait d’alterner les postes de travail avec du personnel qui n’est pas toujours présent représente un gain immobilier. Si la pratique est bien encadrée, elle permet d’avoir moins de bureaux, donc une surface plus réduite à payer pour le loyer par exemple. Les coûts énergétiques peuvent aussi diminuer (éclairage, chauffage, etc.).
Pour les salariés, le flex office implique quelques jours de télétravail par semaine. C’est souvent apprécié, surtout par les personnes qui habitent loin et qui passent beaucoup de temps dans les transports en commun. Pour les travailleurs qui se rendent sur leur lieu de travail en voiture, c’est un gain financier non négligeable, avec des dépenses réduites en carburant par exemple.
Des risques à ne pas négliger
Les risques du flex office sont liés à ceux du télétravail en général. Certains sont relatifs aux aspects psychologiques de l’isolement : perte de liens humains, perte de repères, possibilité d’inégalité de traitement entre les salariés souvent présents et ceux qui télétravaillent, etc.
D’autres risques sont d’ordre physique : les salariés qui n’ont pas de matériel adapté au télétravail chez eux peuvent développer des troubles musculo-squelettiques. Ceux-ci peuvent être liés à une mauvaise posture, à cause d’une chaise ou d’une table inappropriée pour un travail statique toute la journée par exemple.
Au moment de mettre en place des chartes de télétravail, les entreprises doivent impérativement avoir conscience de ces risques et accompagner au mieux les salariés vers le travail hybride. Voici quelques conseils.
Flex office : réussir sa transition
Si vous souhaitez mettre en place une organisation de bureaux partagés au sein de vos locaux, il est important d’y aller par étapes et de prendre en compte certains paramètres.
Définir un cadre clair
La première chose à faire est de définir un cadre et des règles pour le travail hybride au sein de votre entreprise. En effet, si vous diminuez le nombre de bureaux disponibles, il est nécessaire de savoir combien de personnes au maximum seront présentes dans vos locaux chaque jour. Un salarié qui ferait le trajet depuis chez lui pour venir travailler et qui n’y trouverait aucune place disponible pour lui pourrait très mal le vivre.
À vous donc de définir le nombre de journées de télétravail que vous accordez à vos employés, et si elles sont optionnelles ou non. Certaines entreprises proposent par exemple aux salariés de déterminer chaque vendredi les jours où ils seront présents la semaine d’après. À vous de mettre en place votre organisation pour que chacun puisse facilement s’y retrouver.
Adapter le management
Le travail hybride implique également une forte adaptation au niveau managérial. En effet, les managers doivent jongler avec une équipe divisée entre le présentiel et distanciel. Il n’est pas toujours évident pour eux de se rendre compte des charges de travail attribuées à chacun. La confiance et la communication sont essentielles dans ce type d’organisation.
Les managers doivent aussi trouver des moyens pour maintenir du lien social entre les membres de leur équipe. Cela permet de limiter le risque d’isolement, mais également de renforcer leur sentiment d’appartenance. C’est indispensable pour qu’ils se sentent pleinement engagés dans leurs tâches au quotidien.
Mettre en place des outils pour garder du lien et engager les équipes
S’il est important de favoriser l’engagement des salariés dans n’importe quelle organisation, cela devient encore plus indispensable dans une entreprise hybride qui pratique le flex office. En effet, certaines personnes ne font que se croiser, et ont donc plus de difficultés à créer des liens avec leurs collègues.
Si les applications de communication tels que Zoom ou Slack sont utiles pour la gestion des tâches quotidiennes, essayez de mettre en place d’autres outils favorisant l’engagement. La plateforme de financement participatif Teamstarter est un exemple : grâce à l’intelligence collective, les salariés proposent des projets qui leur tiennent à cœur et les concrétisent eux-mêmes. Chaque mois, chaque employé choisit la ou les idées pour lesquelles ils souhaitent allouer son budget.
Le travail hybride, par le biais des flex offices, va très certainement devenir de plus en plus répandu au sein des organisations. Il offre de nombreux bénéfices, à la fois aux entreprises et aux salariés. Cependant, il faut que chacun ait pleinement conscience des contraintes que cela représente, notamment en ce qui concerne l’isolement et l’engagement des employés. Il est important de bien anticiper ces éléments et de mettre en place les outils nécessaires pour conserver un haut niveau d’implication de la part de chacun. En prime, ces outils peuvent être particulièrement rentables pour votre entreprise. Découvrez le ROI à espérer en déployant Teamstarter.
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