Pour bien collaborer, vos équipes ont besoin de communiquer, de centraliser des informations, d'organiser leurs tâches de manière efficace. Les plateformes de travail collaboratif sont un formidable outil pour cela : elles permettent de gérer des projets d’équipe simplement. À travers cet article, découvrez les plateformes collaboratives, leurs bénéfices et les différentes fonctionnalités qu’elles proposent. Vous comprendrez mieux pourquoi elles sont le futur du travail en équipe et les raisons pour lesquelles il sera difficile de s’en passer dans les années à venir.
Qu’est-ce qu’une plateforme de travail collaboratif ?
Les plateformes collaboratives sont des outils numériques conçus pour aider les salariés à travailler en équipe et à coordonner leurs activités. Elles intègrent toute une variété de fonctionnalités : messagerie instantanée, partage de fichier, tableau de gestion des tâches, appels visio, etc. Elles permettent à des équipes éloignées géographiquement de travailler ensemble de manière efficace, en centralisant les ressources et en coordonnant facilement les activités.
Chaque logiciel de collaboration a ses spécificités : Slack est idéal pour communiquer, Notion pour organiser la documentation, Monday pour gérer les projets, Zoom pour les visioconférences, etc.
Quels sont les avantages des plateformes collaboratives ?
Les plateformes de travail collaboratif sont très utiles en entreprise. Voici leurs principaux atouts.
Elles facilitent le travail des équipes
Ces outils permettent aux équipes de communiquer très facilement. Un chat en ligne est souvent disponible pour écrire à la personne de son choix et recevoir une réponse rapidement. Des espaces sont également conçus pour échanger de manière asynchrone. Des appels audio et vidéo ainsi que des solutions de vidéoconférence sont aussi très souvent possibles, favorisant la communication et la coordination entre les différents membres des projets.
Grâce aux logiciels de collaboration, le travail hybride et asynchrone est facilité : il n’est plus obligatoire que tous les collaborateurs soient physiquement présents dans un même bureau. Cela permet d’envisager des projets avec des équipes décentralisées et interfonctionnelles, ce qui peut ouvrir de nombreuses possibilités.
Ces plateformes permettent tout simplement aux équipes de mieux travailler ensemble, et d’être plus productives, ce qui est un avantage de taille pour une entreprise.
Elles engagent les collaborateurs
Les plateformes de travail collaboratif impliquent les salariés dans certains processus décisionnels, grâce aux sondages, votes ou commentaires en ligne. Cela permet aussi à tout le monde de partager ses idées et de prendre des initiatives. Ces fonctionnalités sont intéressantes, car elles poussent les employés à s’engager et les valorisent, car leur opinion est prise en compte.
Elles proposent aussi une expérience collaborateur très immersive, prônant la transparence, la flexibilité et la reconnaissance. Ce type d’environnement de travail peut plaire aux jeunes générations, pour lesquels l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle est primordial.
Ce sont des outils tout-en-un
Enfin, on peut tout simplement dire que ces outils sont tout-en-un et sont souvent faciles à mettre en place et à utiliser. Ils offrent des bénéfices importants sans être laborieux à instaurer.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel collaboratif ?
Ce type de logiciels peut proposer une ou plusieurs fonctionnalités parmi :
- La gestion de projet. Elle inclut des tableaux de bord, un système d’assignation de tâches, le suivi des deadlines, etc. Certains intègrent même des rapports.
- Un ou plusieurs systèmes de communication. Il peut s’agir d’une messagerie instantanée, d’un système d’appels ou de visioconférences, de forums de discussions, etc.
- Le partage de documents. Cela peut inclure la possibilité de télécharger, de stocker, de modifier des documents de travail.
- Les intégrations. Elles permettent de se connecter avec d’autres outils utilisés par les salariés.
- Les différents systèmes de sécurité et de permissions, afin de protéger les données sensibles.
La majorité des plateformes proposent une version web, accessible depuis leur site internet. Certaines vont plus loin et ont une version mobile, très pratique à utiliser lors des déplacements professionnels.
Comment choisir sa plateforme de travail collaboratif ?
Pour bien sélectionner la ou les plateformes de travail que vous allez utiliser, voici 4 conseils.
1 — Ciblez vos besoins
Les plateformes proposent un éventail très varié de fonctionnalités pour faciliter le travail de vos équipes. Cependant, il est peu probable que vous ayez besoin de l’ensemble d’entre elles.
Faites donc une liste de vos envies précises afin de choisir l’outil qui répondra le mieux à vos problématiques.
2 — Assurez-vous qu’elle est compatible avec vos outils
Si vous avez déjà l’habitude d’utiliser certains outils dans votre travail quotidien, assurez-vous tout simplement que la plateforme que vous choisissez est bien compatible. Dans le cas contraire, vous devrez migrer l’ensemble de vos dossiers vers le nouvel outil. Cela peut être à la fois compliqué et chronophage.
3 — Misez sur la simplicité d’utilisation
Certaines plateformes ont des fonctionnalités extrêmement complètes, mais elles sont très complexes à utiliser. Si vous souhaitez que tous vos salariés y adhèrent, il est préférable d’opter pour un outil simple à manier.
Vous pouvez tout de même former l’ensemble de votre personnel à son usage, ainsi chacun pourra l’utiliser librement, sans frustration.
4 — Impliquez vos salariés dans le choix
Enfin, demandez à vos employés de donner leur avis sur les différents outils possibles. En effet, vos équipes seront amenées à utiliser la plateforme collaborative au quotidien pour avancer sur leurs projets. Elles savent mieux que quiconque ce qui leur manque pour être plus performantes, consultez-les donc avant de faire votre choix.
Les plateformes de travail collaboratif sont des outils incontournables pour améliorer la communication, la gestion de projet et l’engagement de vos équipes. Elles offrent une multitude de fonctionnalités qui facilitent la coordination des projets et permettent aux équipes de travailler ensemble de manière efficace, même à distance. En adoptant ces outils, vous pouvez créer un environnement de travail plus productif et plus harmonieux, tout en répondant aux attentes des employés. Dans le futur, ces outils seront très certainement incontournables dans toutes les entreprises : n’attendez pas pour les mettre en place !
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